Il responsabile della conservazione ed il responsabile del servizio non sono la stessa persona

Conservare i documenti a norma è diventato sempre più un dovere ma anche un onere sia per aziende private che per la pubblica amministrazione, motivo per cui molte imprese e P.A. hanno adottato il metodo della conservazione sostitutiva dei documenti in outsourcing.

Per quel che riguarda le fatture, l’obbligo di emettere fattura elettronica esiste dal 2014 per le P.A. e dal 2019 per aziende e professionisti, ad esclusione di alcune categorie come il regime forfettario, e da allora, la conservazione sostitutiva delle fatture è diventata buona norma e prassi.

Conservazione sostitutiva in sintesi

La conservazione sostitutiva altro non è che la conservazione elettronica di un documento, e nel caso delle fatture riguarda sia le fatture elettroniche che quelle cartacee, ovviamente con procedure diverse.

Infatti la fattura elettronica, proprio per la sua natura, è più semplice da conservare digitalmente, mentre per la fatture cartacee bisogna scansionare i documenti per poi salvarli in formato elettronico su supporti ottici.
Questi supporti devono poi essere riproducibili e consentire la lettura integrale dei documenti salvati.

Ora che abbiamo fatto un minimo di chiarezza sulla conservazione sostitutiva vorremmo però fare un po’ di luce su un aspetto molto importante dell’ intero processo di conservazione documentale in outsourcing, e cioè sulla differenza tra il responsabile della conservazione ed il conservatore accreditato.

Differenza tra il responsabile della conservazione ed il responsabile del servizio

Infatti, molto spesso, le due figure vengono spesso confuse o addirittura equiparate, ma la differenza è in realtà è enorme, e pure molto importante.

L’inghippo probabilmente nasce dal fatto che i nomi delle due figure sono molto simili, ossia il primo si chiama “responsabile della conservazione“, mentre il secondo è il “responsabile del servizio di conservazione“, ed è proprio quella parolina in più, “servizio“, a fare tutta la differenza del mondo.

Il primo infatti è colui che produce i documenti o che da esso viene nominato, cioè la figura che si affida ad un servizio esterno per la conservazione sostitutiva, mentre il secondo è proprio il responsabile del servizio interno all’azienda che opera servizio di conservazione documentale.

Sono quindi due persone diverse in due azienda diverse e ben distinte.

Da qui, quindi, si deduce che la prima figura, il responsabile della conservazione, è quella persona che risponde direttamente dei documenti, è la persona di riferimento in caso di controlli, ed è la persona che deve definire sia le caratteristiche che i requisiti del sistema di conservazione.

Esso deve fare in modo che siano garantite tutte le procedure di sicurezza, garantire la tracciabilità dei documenti e la corretta conservazione.
In sintesi, ecco alcuni compiti assegnati al responsabile della conservazione:

• Stabilire i requisiti del sistema di conservazione
• Garantire nel tempo che l’intero processo sia a norma di legge
• Redigere il manuale della conservazione
• Generare i pacchetti di versamento ed i pacchetti di distribuzione, sottoscrivendoli con firma digitale
• Monitorare la funzionalitò del sistema di conservazione documentale
• Verifica periodicamente l’integrità degli archivi
• Si occupa di creare copie dei salvataggi
• Garantisce la sicurezza fisica dei supporti ottici

Fin qui quindi è chiaro cosa fa il responsabile della conservazione, ma la seconda figura, l’outsoucer, il responsabile del servizio, che ruolo ha?

Innanzi tutto, egli è il soggetto a cui vengono affidati i documenti informatici, è colui che risponde in prima persona del servizio erogato e deve coordinare le varie fasi del processo di conservazione per far si che tutto proceda regolarmente e a norma di legge.

Egli dovrà inoltre coordinare e controllare tutte le figure facenti parte del servizio di conservazione, così come indicate dall’AgID:

• Responsabile della funzione archivistica di conservazione
• Responsabile della protezione dei dati personali
• Responsabile della sicurezza dei sistemi per la conservazione
• Responsabile dei sistemi informativi per la conservazione
• Responsabile dello sviluppo e della manutenzione del sistema di conservazione

Il responsabile della conservazione quindi si affida a lui perchè il servizio segua il corretto iter e la conservazione sostitutiva venga svolta correttamente in tutti i suoi passaggi.